Financieel beheer

Er wordt hier uitdrukkelijk bepaald dat de syndicus de Residentie boekhouding,in de gebruikelijke betekenis van het woord zal voeren en naar het reglement van mede-eigendom de volgende duidelijk omschreven taken oplegt.

Deze zijn:

• het samenstellen van het werkingskapitaal;
• het betalen van de gemeenschappelijke rekeningen;
• het omslaan van de kosten over de mede-eigenaars;
• het invorderen van de verschuldigde bedragen;
• en dit overeenkomstig de deontologische regels en andere administratieve modaliteiten hierna vastgelegd.

Werkwijze

Het is voor de syndicus een noodzaak om, binnen zijn kantoororganisatie, bij het beheer van meerdere gebouwen, een eenvormig systeem te kunnen aanhouden. De efficiëntie van de dienstverlening is daarvan afhankelijk. De basiselementen ervan zijn definitieve opties, dit om in de toekomst gelijkvormige afrekeningen ten behoeve van de mede-eigenaars te kunnen opstellen, en omdat de informatica zulks vereist.

Om aan de financiële verplichtingen van de gemeenschap te kunnen voldoen, moet de syndicus over een werkingskapitaal beschikken.
Om de hoegrootheid van het werkingskapitaal te kunnen bepalen, zal de syndicus een globale kostenbegroting opstellen.

Het werkingskapitaal zal minimaal gelijk zijn aan:

• de verwachte kosten in een vooraf bepaalde afrekeningsperiode ;
• plus één maand voor de periode nodig voor het opmaken van de afrekeningen;
• voor de periode waarover de mede-eigenaars beschikken om hun kostendeel te betalen op de residentierekening.

Het werkingskapitaal zal gaandeweg, overeenkomstig de evolutie van de kosten, worden aangepast volgens noodwendigheid.

Het werkingskapitaal zal opgevraagd worden als volgt:

• Opvraging van specifieke kosten eigenaar.
• Maandelijkse en of driemaandelijkse stortingen via permanente opdracht door de mede-eigenaars voor de kosten van de residentie.

De plichtenleer bepaalt dat de syndicus de enige handtekeningdrager is en dat alle financiële verrichtingen van de residentie via die rekening dienen te geschieden.

De syndicus zal de residentierekening openen als een rubriekrekening met vermelding van de residentienaam, per adres van de syndicus. Verwarring met het eigen vermogen van de syndicus of met dat van zijn vennootschap of andere gebouwen, zal strikt vermeden worden.

Opdat de mede-eigenaars na verloop van tijd zouden kunnen voldoen aan de financiële gevolgen van verfraaiings -, renovatie - en grote herstellingswerken, is de vorming van een investeringskapitaal hoogst noodzakelijk en trouwens wettelijk verplicht. De praktijk heeft uitgewezen dat, bij gebrek aan een reservefonds, fundamentele en noodzakelijke werken al te vaak worden uitgesteld.

Zodoende verliest het gebouw in een minimum van tijd zijn oorspronkelijke investeringswaarde en daalt eveneens automatisch de huurwaarde van elk individueel pand. Om dit tegen te gaan, zal de syndicus passende voorstellen formuleren aan de algemene vergadering om, gefundeerd en gemotiveerd, een realistisch reservekapitaal te creëren. Hij zal daartoe een "afschrijvingstabel" opstellen van de meest noodzakelijke installaties en belangrijkste bouwdelen.

Eenmaal het globale investeringskapitaal bepaald, zal dit in passende schijven, in jaarafrekeningen als investeringskost worden opgenomen. Het zal evenwel geen deel uitmaken van het werkingskapitaal, maar zal via de syndicus geplaatst worden op een investeringsrekening die, samen met de verworven interesten, het reservekapitaal zal vormen.

Het reservekapitaal kan enkel worden aangewend voor werken die voorafgaandelijk door de algemene vergadering werden goedgekeurd met de vereiste meerderheid. Voor aldus goedgekeurde investeringswerken, zullen de passende fondsen, via de residentierekening, aan de syndicus beschikbaar worden gesteld.

Betalingen ten laste van de vereniging

Van elke betaling die door de syndicus ten laste van de vereniging van mede-eigenaars, via de residentierekening wordt gedaan, moet op afdoende wijze aangetoond worden dat deze terecht is. Daarom zal:

• geen enkele betaling gebeuren, tenzij deze gestaafd wordt door een bewijskrachtig stuk;
• de syndicus al deze stukken (facturen, rekeningen, kostennota's, enz.) chronologisch nummeren en klasseren per gebouw;
• door de syndicus geen enkele betaling worden uitgevoerd voor leveringen/werken waarvoor hij niet de opdrachtgever was;
• elke bestelling/opdracht vanwege een individuele mede-eigenaar, die bij hoogdringendheid noodzakelijk zou zijn geweest , zodra als mogelijk aan de syndicus worden meegedeeld en door hem worden bevestigd;
• de syndicus uiteraard ook de betaling verrichten die hem door een rechterlijke beslissing wordt bevolen.

Elke kostenafrekening zal uit volgende onderdelen bestaan:

1. De kostenopgave - die uiteraard de basis is van elke afrekening - zal volgende gegevens bevatten:

• de naam van de residentie;
• de betreffende afrekeningsperiode;
• het volgnummer van de afrekening;
• alle te verdelen kosten, zowel de uitbatings -, verbruiks - als investeringskosten en dit per verdeelsleutel, kostensoort en bewijskrachtig stuk;
• het volgnummer van de bewijskrachtige stukken;
• het totaal te verdelen bedrag per verdeelsleutel;
• het totaal te verdelen bedrag van de gehele afrekening.

2.a De kosten, zoals vermeld in de kostenopgave, van jaarrekeningen, zullen per pand en per verdeelsleutel omgeslagen worden via een verdelingstabel.

2.b De jaarrekeningen zullen gesplitst opgesteld worden ten behoeve van de medeëigenaars welke hun kavel verhuren , in specifieke eigenaars - en bewonerskosten

3. Om de individuele mede-eigenaar niet te verplichten in bovenstaande afrekeningsdocumenten zijn kostenaandeel op te zoeken, zal de syndicus telkens een rekeninguittreksel toevoegen. Dit rekeninguittreksel zal bovendien gebruikt worden om:

• eventuele private kosten die buiten de gemeenschappelijke boekhouding vallen, aan te rekenen;
• achterstallige betalingen in herinnering te brengen en nalatigheidsinteresten en/of schadevergoedingen aan te rekenen overeenkomstig het reglement van mede-eigendom of de conventionele overeenkomst via de algemene vergadering.

Jaarlijks zal de residentieboekhouding gecontroleerd worden en zal ter gelegenheid van de statutaire algemene vergadering van de mede-eigenaars, de décharge omtrent het financieel beheer van het gebouw gegeven worden.